AVG

Voor de parochie gelden ook regels voor de bescherming van persoonsgegevens (AVG). De parochie heeft meerdere administraties van persoonsgegevens. Denk daarbij aan de ledenadministratie, waarin van alle parochianen in- en uitschrijvingen worden bijgehouden. Deze gegevens zijn opgeslagen in een systeem waarin alleen gekwalificeerde personen met een  inlogcode toegang toe hebben.

De parochie beschikt ook over huwelijk-, doop-, vormsel- en overlijdensregisters. Deze gegevens zijn opgeslagen in een brandvrije kluis en kunnen alleen via een schriftelijke aanvraag via het secretariaat van de parochie ter beschikking worden gesteld.

Daarnaast beschikken de contactraden over vrijwilligerslijsten met alle gegevens van de vrijwilligers en hun werkzaamheid in werkgroepen. De contactraden houden deze lijsten bij en communiceren die eenmaal per jaar met de centrale vrijwilligersadministratie, die daar een parochiebrede lijst van maakt met een uitsplitsing per geloofsgemeenschap. De centrale vrijwilligersadministratie voert deze taak uit in overleg met het parochiebestuur uit. Met deze gegevens wordt jaarlijks bepaald welk budget per geloofsgemeenschap beschikbaar is voor een vrijwilligersactiviteit. Voor vrijwilligers die in meer dan een geloofsgemeenschap actief zijn gaat de vrijwilligersbijdrage toch maar naar één contactraad. De contactraden moeten de vrijwilligerslijsten op een beveiligde plaats bewaren (denk aan computer met wachtwoord, bestand met wachtwoord).

Via kerkelijk Nederland worden richtlijnen en handleidingen opgesteld voor het veilig  gebruik en omgaan met persoonsgegevens. Deze handleidingen staan op de website.

Als een parochiaan zijn gegevens uit een van de systemen wil laten halen kan een schriftelijk verzoek naar het secretariaat van de parochie gestuurd worden. Denk daarbij bijvoorbeeld ook aan geheime telefoonnummers of e-mailadressen.

Als er voor de uitoefening van uw taak onduidelijkheden zijn over te volgen procedures zoals beschreven in de Praktische Handleiding AVG op de website, stel u vragen dan schriftelijk aan het secretariaat van de parochie (secretariaat@detwaalfapostelen.nl).

Begraafplaatsadministratie

1. De parochie houdt een register bij in de vorm van het ‘Nabestaandenbestand grafrechten’, zoals bedoeld in artikel 5 van het Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies 2018.
2. Persoonsgegevens van nabestaanden en/of contactpersonen voor de registratie van grafrechten worden verwerkt, zoals omschreven in Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies 2018.
3. Gegevens van overleden personen zijn geen persoonsgegevens in de zin van de AVG. Zorgvuldige en integere omgang met gegevens en/of foto’s van overleden vraagt niettemin om overleg met de nabestaanden.
4. Indien contactpersonen in het ‘Nabestaandenbestand grafrechten’ zelf niet geregistreerd staan als lid van de R.-K. Kerk, ontvangen zij op het moment dat zij de contactgegevens aan de parochie verstrekken van de parochie een privacyverklaring.
5. Als een parochie de begraafplaatsadministratie heeft uitbesteed aan een administratiekantoor, dient de parochie een verwerkingsovereenkomst met deze derde partij te sluiten.

Privacyverklaring R.-K. Parochie De Twaalf Apostelen

Hoe gaat onze parochie om met de wettelijke regels voor de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)?

1. Naam en contactgegevens van de parochie
Naam: R.-K. Parochie De Twaalf Apostelen
Postadres: Oosterweg 4, 6602 HD Wijchen
Telefoonnummer: 024-6412627
E-mail parochiesecretariaat: secretariaat@detwaalfapostelen.nl

2. Persoonsgegevens die door de parochie worden verwerkt
• In de ledenadministratie staan diverse persoonsgegevens over parochianen en hun eventuele huisgenoten (partner, kinderen) opgenomen, zoals namen en adresgegevens. In dit document worden de parochianen aangeduid als “betrokkenen”.
• In het financieel systeem staan bepaalde financiële gegevens over kerkbijdragen en als u kerkbijdrage betaalt ook uw rekeningnummer.
• In het parochieblad staan namen en contactgegevens van de pastores en diverse vrijwilligers. Ook staan er foto’s in van parochieactiviteiten waarop personen herkenbaar kunnen staan afgebeeld.
• Op de website staan namen en contactgegevens van de pastores en vrijwilligers. Ook staan op de website foto’s van parochieactiviteiten waarop personen herkenbaar kunnen staan afgebeeld.
• In de kerkelijke registers staan gegevens genoteerd over de sacramenten (doop, vormsel, huwelijk, wijding) die zijn voltrokken.
• Welke persoonsgegevens precies worden geregistreerd vindt u hierboven en in artikel 5 van het Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies 2018. Dit reglement kunt u vinden op www.rkkerk.nl/avg.

3. Het doel van het verwerken van persoonsgegevens
• De parochie registreert persoonsgegevens om in kerkelijke registers vast te leggen welke sacramenten iemand heeft ontvangen. Hieronder verstaan we in het bijzonder:
– de registratie die verbonden is aan het ontvangen van de sacramenten van het Doopsel, Vormsel, Heilige Communie, Huwelijk en de Wijding.
– De registraties die nodig zijn op grond van het Kerkelijk Recht.
• Een parochie is een gemeenschap van parochianen, familie van parochianen en mensen die bij de parochie zijn betrokken. De parochie moet een administratie bijhouden om de organisatie van de parochiegemeenschap te verzekeren; hieronder verstaan we bijvoorbeeld:
– het registreren van uw contactgegevens (denk aan adres, telefoonnummer en/of e-mailadres) om via communicatiekanalen informatie en uitnodigingen te versturen over parochieactiviteiten en;
– het bijhouden van vrijwilligerstaken en een registratie van vrijwilligers en;
– het bijhouden van financiële administraties in verband met kerkbijdragen, schenkingen en giften en andere fondsenwervende activiteiten, maar ook financiële administraties over grafrechten en stipendia.
• De parochie is een onderdeel van Rooms Katholiek Kerk. De parochie heeft daarom contact met andere kerkelijke instellingen van het R.-K. Kerkgenootschap in Nederland. De parochie draagt bijvoorbeeld bij aan de instandhouding en juistheid van de kerkelijke ledenadministratie. Daarom is de ledenadministratie van de parochie verbonden met het Sila-systeem (www.sila.nl). De parochie ontvangt via Sila informatie over verhuizingen in en uit de parochie.
• Een parochie heeft een parochiearchief. De parochie kan persoonsgegevens bewaren in het archief voor historisch, statistisch of wetenschappelijk onderzoek. Dit doet de parochie alleen als zij belang heeft bij het doel waarvoor het archief in stand wordt gehouden.

4. De bevoegdheid om persoonsgegevens te verwerken
• Persoonsgegevens mogen door de parochie worden verwerkt op grond van het gerechtvaardigde belang van de parochie bij:
a) Het vervullen van haar kerkelijke taken, het organiseren van parochie-activiteiten en het onderhouden van contact met de parochianen;
b) het bijhouden van een juiste vrijwilligersadministratie, financiële administratie, het houden van fondsenwervende activiteiten en
c) het bijhouden van kerkelijke registers en het voldoen aan kerkrechtelijke verplichtingen;
• Persoonsgegevens mogen ook door de parochie worden verwerkt ter uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is (denk bijvoorbeeld aan een machtiging inzake kerkbalans).
• De nakoming van een wettelijke verplichting van de burgerlijke of kerkelijke overheid;
• De toestemming die de betrokkene heeft verleend (bijvoorbeeld door als vrijwilliger toe te treden tot een werkgroep of zich op te geven als abonnee op het parochieblad of bijeenkomst van de parochie).
• De parochie mag bijzondere persoonsgegevens, zoals de ontvangen sacramenten, verwerken op grond van de wet (artikel 9 lid 2 sub d AVG).

5. Streaming en online uitzending van kerkelijke vieringen
• Niet alle mensen die een kerkelijke viering willen bijwonen, kunnen in de kerk aanwezig zijn. Daarom worden er video- en audio opnames van de kerkelijke viering gemaakt en online uitgezonden om deze mensen in staat te stellen de viering te volgen en mee te vieren.
• De parochie respecteert de privacy van de kerkbezoekers. Om die reden zijn de camera’s afgesteld op het priesterkoor. Het is voor de parochie echter niet volledig uit te sluiten dat kerkbezoekers in beeld komen en/of op de geluidsopname te horen zijn.
• Bij de ingang van het kerkgebouw of bovenaan het boekje/blad waarop u de orde van de liturgie kunt volgen staat aangegeven of er tijdens de viering beeld- en/of geluidsopnamen worden gemaakt.
• Indien u uit wilt sluiten dat u in beeld komt, kunt u bij een vrijwilliger of medewerker van de parochie altijd vragen waar u kunt gaan zitten. Er zijn hiervoor plekken vrijgehouden.
• De uitzendingen staan beperkte tijd online. Voor meer informatie over de rechten van kerkbezoekers bij de verwerking van persoonsgegevens wordt verwezen naar artikel 9 en verder van deze privacyverklaring.
• Van de mogelijkheid tot online streaming wordt door de parochie gebruik gemaakt in het kader van haar kerkelijke activiteiten. Zoals onder 1 omschreven is er een noodzaak opnames te maken waarbij de privacy van de kerkbezoekers wordt gerespecteerd. Voor zover er kerkbezoekers herkenbaar in beeld zijn, heeft de parochie hiervoor een gerechtvaardigd belang. Van degenen die duidelijk herkenbaar in beeld komen op het priesterkoor heeft de parochie toestemming ontvangen.

6. Bewaartermijn
• De parochie bewaart persoonsgegevens zolang een betrokkene ingeschreven staat als lid van de parochie. Bent u geen lid meer van de parochie omdat u naar een andere parochie bent verhuisd, dan behoudt onze parochie gedurende een beperkt tijd slechts leestoegang.
• De parochie kan geen persoonsgegevens uit de kerkelijke boeken (doopboek e.d.) verwijderen, omdat het belangrijk is bij te houden wie kerkelijke sacramenten heeft ontvangen ook na een kerkelijke uitschrijving. De parochie volgt de regels van het Kerkelijk recht.
• De persoonsgegevens die zijn opgeslagen in andere bestanden, zoals bijvoorbeeld het vrijwilligersbestand, het bestand voor de nieuwsbrief en/of parochieblad of de registratie van contactpersonen in de begraafplaatsregistratie, worden niet langer bewaard dan nodig is voor het doel van het bestand.
• Soms kan de parochie persoonsgegevens niet meer verwijderen, omdat het verwijderen daarvan uitzonderlijk veel werk van de parochie vraagt. Gegevens die niet zonder onredelijke inspanning verwijderd kunnen worden zijn bijvoorbeeld persoonsgegevens in gedrukte nummers van het parochieblad of informatiebulletin of onder omstandigheden het parochiearchief.

7. Ontvangst en verstrekking van persoonsgegevens
• Persoonsgegevens worden meestal van de betrokkene zelf ontvangen. Persoonsgegevens van kinderen worden ontvangen van de ouders/verzorgers.
• Persoonsgegevens van peetouders, doopgetuigen, huwelijksgetuigen of nabestaanden kunnen zijn ontvangen van de persoon die het contact- of aanmeldformulier invult.
• Persoonsgegevens zoals NAW-gegevens en het bankrekeningnummer kunnen ook worden ontvangen via informatie op bankafschriften van de parochie.
• De parochie ontvangt via het Sila-systeem informatie over verhuizingen van parochianen in en uit de parochie.
• Persoonsgegevens kunnen worden verstrekt aan kerkelijke instellingen die onderdeel zijn van het R.-K. Kerkgenootschap in Nederland, zoals andere parochies, een bisdom of IPAL (het interdiocesane platform voor de financiële- en ledenadministraties).
• Als u een overeenkomst hebt met de parochie, bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst of een schenkingsovereenkomst, dan moeten bepaalde gegevens aan de Belastingdienst of een andere overheidsdienst worden verstrekt op grond van een wettelijke plicht. Op een (model)schenkingsovereenkomst kan gevraagd worden uw BSN in te vullen.
• De parochie kan een salarisadministratiekantoor inschakelen. Voor sommige diensten kan de parochie ook een externe partij inschakelen, bijvoorbeeld voor het beheer van de begraafplaatsadministratie of voor de mailing voor de actie kerkbalans. In al deze gevallen maakt de parochie met deze derde afspraken over de veiligheid van uw persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst.
• De parochie verstrekt, anders dan in dit artikel genoemd, nooit zonder uw toestemming persoonsgegevens aan organisaties of instellingen die geen onderdeel zijn van het R.-K. Kerkgenootschap.

8. Beveiliging van de opgeslagen persoonsgegevens
• De beveiligde toegang tot het leden- of begraafplaatsadministratiesysteem is beperkt tot de desbetreffende administrateurs en een of meer leden van het parochiebestuur. Andere personen hebben geen toegang.
• De beveiligde toegang tot het financieel systeem is beperkt tot de financieel administrateur(s) en een of meer leden van het parochiebestuur. Andere personen hebben geen toegang.
• Vrijwilligers kunnen bestanden met persoonsgegevens krijgen voor zover die nodig zijn voor de uitoefening van hun functie (bijvoorbeeld de verspreiding van het parochieblad of de uitvoering van de Actie Kerkbalans). Zij vernietigen deze bestanden zodra deze niet langer nodig zijn.

9. Recht op inzage en correctie
• Iedere parochiaan heeft recht op inzage in de over hem/haar opgeslagen persoonsgegevens. U kunt daarvoor een verzoek indienen, voorzien van identificatie, bij het parochiesecretariaat. De contactgegevens staan bovenaan deze privacyverklaring vermeld.
• Als u een fout aantreft, kunt u deze doorgeven aan het parochiesecretariaat.
• Meer informatie over uw rechten leest u in het Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies. U vindt dit document op www.rkkerk.nl/avg

10. Verwijderen van gegevens
• Een verzoek om contactgegevens, financiële of andere algemene persoonsgegevens te verwijderen kunt u richten aan het parochiesecretariaat. Denk bijvoorbeeld aan geheime telefoonnummers of e-mailadressen. De contactgegevens van het parochiesecretariaat vindt u bovenaan deze privacyverklaring. De administrateurs of de leden van het parochiebestuur behandelen uw verzoek.
• Indien u zich wilt uitschrijven als parochiaan vragen wij u de geldende procedure in- en uitschrijving R.-K. Kerk te volgen. Informatie over deze procedure en het formulier daarvoor vindt u op de website www.rkkerk.nl. Dit formulier stuurt u naar het parochiesecretariaat. De contactgegevens van het parochiesecretariaat vindt u bovenaan deze privacyverklaring. De ledenadministrateurs van de parochie of de leden van het parochiebestuur behandelen uw verzoek.
• Meer informatie over uw rechten leest u in het Algemeen Reglement Bescherming Persoonsgegevens Parochies. U vindt dit document op www.rkkerk.nl/avg. Op www.rkkerk.nl vindt u ook meer informatie over de kerkelijke procedure tot uitschrijving en het uitschrijfformulier.

11. Klachtrecht
• Verzoeken of klachten m.b.t. de behandeling van persoonsgegevens kunnen door de betrokkene worden gestuurd aan het parochiebestuur. De contactgegevens vindt u bovenaan deze privacyverklaring.
• Betrokkene krijgt schriftelijk bericht over het resultaat van het ingediende verzoek of de ingediende klacht.
• Indien het parochiebestuur het verzoek of de klacht niet of slechts gedeeltelijk honoreert kan de betrokkene desgewenst een klacht inzake het geschil met de parochie richten aan de Autoriteit Persoonsgegevens:
Autoriteit Persoonsgegevens
T.a.v. de klachtencoördinator
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG

12. Functionaris Gegevensbescherming
• Voor vragen of klachten over het verwerken van persoonsgegevens in de R.-K. Ledenadministratie is een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangesteld. Het e-mailadres van de Functionaris Gegevensbescherming is: fgledenadministratie@rkk.nl
• Heeft u een klacht of een vraag over de manier waarop uw persoonsgegevens in de R.-K. Ledenadministratie worden verwerkt, neemt u dan contact op met de FG. U kunt uw vragen digitaal stellen via het contactformulier op: www.rkkerk.nl/avg

Vastgesteld in de bestuursvergadering van 18-11-2021